Circuits d'approbation
Un guide d'utilisation des trois circuits d'approbation configurés pour votre projet : RFA, RFI et MAR. Mêmes mécanismes simples, trois intentions distinctes.
Avant-propos #
Trois circuits d'approbation sont configurés pour votre projet. Ils partagent les mêmes mécanismes simples : un document, les personnes que vous choisissez d'impliquer, et une trace claire de chaque réponse.
Ce guide s'adresse à toute personne amenée à déposer un document, ou à donner un avis sur un document. Les trois circuits (RFA, RFI et MAR) fonctionnent de la même manière au niveau de l'action. Ils diffèrent par leur intention, et par la personne qui les clôture. Lisez les trois premières sections une fois, puis revenez au reste comme à une référence.
Trois principes à retenir #
Les trois circuits sont configurés en mode document uniquement. Ces trois principes s'appliquent à tous.
Un titre, un fichier. Rien d'autre à remplir.
Aucun code obligatoire, aucune catégorie, aucune métadonnée. Vous donnez un titre clair au document, vous joignez le fichier, et vous sélectionnez les personnes à impliquer. C'est toute la soumission.
Les destinataires sont sollicités en parallèle.
Aucun ordre prédéfini, aucune étape, aucune chaîne premier-validateur-puis-second. Chaque destinataire que vous sélectionnez reçoit le document au même instant, et chacun est libre de répondre quand il est prêt.
Chaque destinataire répond indépendamment.
La réponse d'un destinataire n'influence pas celle d'un autre. Chaque personne lit, décide, commente et soumet de son côté. La trace conserve l'ensemble des réponses côte à côte.
Les trois circuits en un coup d'œil #
Les mécanismes sont identiques pour les trois. L'intention ne l'est pas. Utilisez le bon circuit pour la bonne intention. Changez d'onglet ci-dessous pour voir chacun d'eux.
Demande d'approbation
Pour tout document qui nécessite une approbation formelle
Utilisez un RFA lorsqu'un document doit être formellement approuvé par une ou plusieurs parties avant d'être considéré comme définitif. Exemples typiques : un mode opératoire, un plan d'atelier soumis pour visa, ou une procédure qui requiert l'accord du directeur de projet.
Demande d'information
Pour une question qui appelle une réponse écrite
Utilisez un RFI lorsque vous avez besoin d'une clarification, d'une orientation ou d'une confirmation écrite, et non d'une approbation. Exemples typiques : une question sur un détail de plan, une demande de spécification technique, ou une question adressée à l'équipe de conception.
Demande d'agrément matériau
Pour un matériau soumis pour agrément
Utilisez un MAR exclusivement pour des soumissions de matériaux : un produit, une finition, un équipement proposé pour le projet, soumis à ceux qui peuvent l'autoriser. Utilisez un MAR lorsque la question est peut-on utiliser ce matériau ?
Soumettre un document #
Les quatre mêmes étapes s'appliquent que vous lanciez un RFA, un RFI ou un MAR.
Ouvrir le bon circuit
Dans la navigation latérale du projet, sous Approbations, cliquez sur le circuit qui correspond à votre intention : RFA pour demander une approbation, RFI pour poser une question, MAR pour soumettre un matériau. Reportez-vous à la section précédente en cas de doute.
Choisir le fichier depuis votre ordinateur
Utilisez l'action Déposer un document en haut à droite du circuit. Le navigateur de fichiers de votre ordinateur s'ouvre directement ; il n'y a pas de panneau de téléversement dans l'application. Sélectionnez le document que vous souhaitez soumettre et confirmez.
Remplir le panneau de soumission
Une fois votre fichier sélectionné, un panneau s'ouvre sur la droite de l'écran avec un aperçu du document à gauche. Quatre éléments à renseigner :
- Titre. Pré-rempli à partir du nom du fichier. Modifiez-le pour qu'il soit court, précis et explicite. C'est la première chose que les destinataires voient dans leur notification.
- Fichiers complémentaires. Facultatif. Déposez tout fichier d'appui (un document de référence, une note d'accompagnement, des plans associés). Le document principal reste celui que vous avez choisi à l'étape précédente.
- Destinataires. Deux listes sont disponibles : les destinataires principaux (les personnes dont vous attendez la réponse) et les destinataires en copie (les personnes à tenir informées sans leur demander de répondre). Les destinataires sont regroupés par société (par exemple Ascencia › Giorgio Wiehe). Utilisez Ajouter un destinataire pour en ajouter davantage. Tout le monde est notifié au même moment ; les destinataires principaux répondent chacun indépendamment, sans ordre à définir.
- Échéance (jours). Le nombre maximum de jours dont dispose un destinataire principal pour répondre après avoir été notifié. Réglé à 5 par défaut. Ajustez si votre contexte requiert une fenêtre plus courte ou plus longue.
Astuce. Un bon titre est court et explicite. « Fondations, plan d'atelier rév. C » indique au destinataire en un coup d'œil ce qu'il s'apprête à ouvrir.
Un destinataire qui n'est pas membre du projet ne peut pas être ajouté ici. Si une personne manque dans la liste, contactez l'administrateur de votre projet.
Soumettre
Confirmez. Le document apparaît dans la liste du circuit avec les réponses en attente. Vous serez notifié à chaque fois qu'un destinataire répondra.
Répondre à un document #
Lorsque vous êtes sélectionné comme destinataire, vous recevez une notification par e-mail, et le document apparaît dans le circuit correspondant lorsque vous ouvrez le projet.
Ouvrir le document
Suivez le lien dans l'e-mail de notification, ou ouvrez la section Approbations du projet et cliquez sur le document dans le circuit correspondant. Le document s'ouvre en plein écran : le fichier à gauche, le panneau de réponse à droite, et la chronologie des approbateurs en dessous.
Consulter le fichier
Le fichier s'affiche sur la partie gauche de l'écran. Faites défiler, zoomez ou téléchargez-le selon vos besoins.
Choisir votre réponse
Quatre réponses sont disponibles en haut du panneau de réponse :
- APR (Approuvé). Vous donnez votre accord, sans réserve.
- Approuvé avec observations. Vous donnez votre accord, sous réserve des observations que vous joignez ci-dessous.
- REF (Refusé). Vous n'êtes pas d'accord. Le document doit être retravaillé ou retiré.
- NC (Non Conforme). Le document n'est pas conforme et nécessite des révisions avant que vous puissiez vous prononcer.
Votre réponse n'engage que vous. Elle n'engage pas les autres destinataires, et la leur ne vous engage pas.
Joindre un document de réponse et des observations, si utile
Trois façons d'étayer votre réponse, toutes facultatives :
- Déposez un document de réponse dans la zone en pointillés (une contre-proposition, un retour visé, un fichier révisé).
- Saisissez vos observations dans le champ Décrivez vos observations ici… (un commentaire, une précision, une justification).
- Utilisez Annoter le document pour marquer directement le fichier d'origine (surlignages, annotations rouges, notes adhésives).
Tout ce que vous joignez est visible par toutes les personnes ayant accès au document.
Soumettre
Cliquez sur Publier la réponse en bas du panneau. L'émetteur et les autres destinataires peuvent désormais voir votre réponse dans la trace du document. Si votre réponse règle la question, cochez Clôturer le circuit avant de publier pour clôturer le circuit dans la même action.
Rappels automatiques #
Si vous n'avez pas soumis de réponse au bout d'un certain délai, le système vous envoie un rappel par e-mail. Les circuits avancent sans relances manuelles.
Clôturer un circuit #
Un document reste ouvert jusqu'à ce qu'il soit explicitement clôturé. La clôture signale que la question est résolue et qu'aucune autre réponse n'est attendue. La règle qui désigne la personne qui clôture dépend du circuit.
Clôturé par un destinataire
L'approbation a été donnée (ou refusée), la question est tranchée. N'importe quel destinataire peut clôturer le circuit. En pratique, c'est le destinataire dont la réponse est décisive qui le clôture.
Clôturé par l'émetteur
Vous avez posé la question. C'est vous qui décidez si la réponse est suffisante. Une fois que vous avez ce qu'il vous faut, vous clôturez le circuit vous-même.
Clôturé par un destinataire
Le matériau est agréé, ou il ne l'est pas. Comme pour le RFA, un destinataire clôture le circuit une fois la décision finale.
Comment clôturer #
Ouvrez le document. Dans le panneau de réponse, cochez Clôturer le circuit et cliquez sur Publier la réponse. Le document passe en lecture seule ; chaque réponse est conservée et reste consultable.
Réversible. Un circuit clôturé par erreur peut être rouvert depuis le même panneau.
Suivre le statut d'un circuit #
Chaque document porte une trace de tout ce qu'il s'est passé sur lui. Ouvrir un document vous donne, sur le même écran, le fichier et un panneau qui récapitule toutes les réponses reçues à ce jour.
Pour chaque destinataire, vous voyez : son nom, la date de sa réponse, la réponse qu'il a donnée (approuvé, refusé, nouvelle version demandée), et toute observation ou pièce jointe qu'il a ajoutée.
Émettre une nouvelle version #
Si un destinataire a demandé une nouvelle version, téléversez un fichier mis à jour depuis le même écran du document. Les versions précédentes restent disponibles dans la trace ; les destinataires principaux sont sollicités à nouveau pour répondre sur la nouvelle version.
Référence rapide #
Les mêmes informations, en un tableau, pour les moments où vous n'avez pas le temps de lire le reste.
| Circuit | Nom complet | À utiliser pour | Clôturé par |
|---|---|---|---|
| RFA | Demande d'approbation | Un document qui nécessite une approbation formelle | Un destinataire |
| RFI | Demande d'information | Une question écrite qui appelle une réponse | L'émetteur |
| MAR | Demande d'agrément matériau | Un matériau soumis pour agrément | Un destinataire |
Règles universelles #
- Soumettez avec un titre clair et le fichier. Aucun autre champ n'est requis.
- Les destinataires sont choisis par l'émetteur au moment de la soumission.
- Tous les destinataires sont notifiés au même moment, en parallèle.
- Chaque destinataire répond indépendamment. Une réponse n'engage pas les autres.
- Les réponses disponibles sont : Approuver, Refuser, Demander une nouvelle version.
- Des observations et des fichiers joints peuvent être ajoutés à toute réponse.
- Un circuit reste ouvert jusqu'à ce qu'il soit explicitement clôturé par la bonne personne.
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